Data Science
El poder del análisis de datos con un ERP: Maximiza el rendimiento de tu empresa
Nexolution
En una Empresa, se toman decisiones todos los días en los distintos niveles de operación y gerencia, que tienen impacto directo sobre su productividad, sus finanzas, su presente y futuro, es por ello que se necesita tener el flujo de información adecuado.
La información tiene que ver con los datos que las empresas capturan en sus diferentes sistemas, los cuales son transformados, calculados, filtrados, ordenados y agrupados para que se pueda tomar la decisión adecuada frente a una situación determinada.
Por esta razón, la información tiene que ser la correcta desde el punto de vista del concepto, en la manera en que se calcula y en la forma en la que se recopila, para así garantizar que las decisiones que se toman en el ámbito empresarial están basadas en información real y no en información ficticia o equivocada.
A la información correcta no le deben faltar datos. Por ejemplo, en muchas ocasiones se tiene la información de este mes, pero no del mes pasado, entonces sino se puedo comparar un mes contra otro no se puede saber si el negocio está creciendo o mejorando.
Otros ejemplos pueden ser que solo se está viendo las ventas pero se necesita también ver los descuentos, o si se necesita ver las campañas de marketing o la rentabilidad para entender el impacto completo en el negocio.
Información y Datos adecuados
Para que una empresa cuente con la información necesaria para tomar las mejores decisiones resulta indispensable que los datos a trabajar sean los correctos, y esto significa también que estos tengan una definición común en las distintas áreas de la compañía para que todos puedan procesarlos.
Por ejemplo se debe tener claro que es una venta, una cancelación o una devolución, que son términos que parecen obvios, pero que en muchas empresas hay problemas con sus definiciones.
Hay diferentes términos que para el área de ventas tienen un significado distinto al que tienen para el área de logística o para los departamentos de cuentas por cobrar o de finanzas. En este caso para el de ventas el cliente es a quien le vendió, para logística es a quien le entregó, o para el de cuentas por cobrar es la razón social a la cual se le está cobrando.
Por eso puede haber mucha diferencia en distintos conceptos y resulta necesario mejorar las formas de comunicación entre las diversas áreas de la empresa, para que así todas no estén hablando en lenguas distintas.
La necesidad de los cálculos correctos
Otro tema cuando se habla de datos y de información correcta tiene que ver con que los números o cálculos que se van a emplear sean los correctos.
Por ejemplo: la venta neta es un concepto muy simple que se refiere a lo que se vendió menos diferentes conceptos. Pero muchas veces no se tiene del todo claro cuáles son esos conceptos que se están considerando.
Posiblemente al que vendió no le interesa saber si el cliente devolvió o no los productos, pero eso si le interesa a la gente de finanzas, porque ellos al final lo deben considerar en la contabilidad final y en los estados financieros de la empresa.
Entonces muchas veces ocurre que hay discusiones en las salas de juntas ejecutivas, porque no se ponen de acuerdo sobre los números y estos se encuentran definidos como le conviene mejor a cada quien.
Al de ventas no le conviene quitar este volumen porque entonces sus comisiones van a ser menores, pero el de finanzas necesita quitarlo porque tiene que reportar los números correctos.
Consecuencias de utilizar información incorrecta
La gran pregunta entonces es ¿si la información no está calculada de la manera correcta o si no hay una definición clara de ella, cuáles serían las consecuencias para una empresa?.
No tener la información correcta para tomar las decisiones adecuadas, puede afectar al negocio de diferentes maneras y entonces se comenten errores en el manejo de la empresa.
Está el caso de una compañía que durante varios años calculó mal la venta neta y en los estados financieros presentaba ganancias.
En el momento en el que se consideraron las reglas de negocio correctas, resultó que algunos de los meses que habían presentado ganancias tenían en realidad pérdidas y eso significó que estuvieron tomando decisiones para hacer inversiones, lanzar productos y modificar sus campañas de marketing pensando en que estaban ganando dinero.
Pero en realidad no era así, por lo que la empresa se estaba afectando y se dieron cuenta mucho tiempo después de los errores cometidos por el uso de información incorrecta.
Una vez que definieron las reglas y cargaron la información correcta, entonces la empresa se dio cuenta de sus problemas y pudieron tomar las acciones adecuadas.
Otro caso es el de una compañía que buscaba dar un mejor servicio al cliente por lo que tomo la decisión de fabricar y ofrecer un portafolio de productos más amplio que la competencia, es decir en lugar de tener 100 productos, tenían 300 productos, con el objetivo de que sus clientes tuvieran en un solo lugar la capacidad de comprar la mayor cantidad de productos que pudiesen.
Es una empresa que vende productos de construcción y después de casi dos años de operar se genero un modelo de información que permitió entender la rentabilidad de todos los productos que ofrecían. Entonces se dieron cuenta que de esos 300 productos que comercializaban solo ganaban dinero con 70 u 80, y los demás representaban pérdidas de millones para la compañía, que se escondían en los resultados de ventas globales al no poder analizar la rentabilidad por cada producto.
En este caso se tomaron varias decisiones: para aquellos productos que era viable modificar la estructura de costos, negociaron con proveedores para obtener mejores precios de las materias primas y en los que fue posible modificaron las formulas para obtener el mismo producto a un costo mas bajo; en otros productos se determino que podrían incrementar el precio sin afectar de manera importante el volumen, lo que permitió generar utilidades en esos productos; y para los productos en los que no se podían reducir los costos o incrementar los precios, la decisión fue la de retirarlos de mercado y vender todo el inventario que tenían de esos productos y enfocarse solo a vender los que dieran dinero a la empresa.
Estos ejemplos sirven para mostrar que la información correcta es una pieza fundamental en las decisiones que debe tomar una empresa para optimizar sus procesos, mejorar sus ganancias y seguir creciendo de acuerdo con los objetivos planteados.
¿Tomas decisiones en base a datos correctos?. En Nexolution podemos ayudarte a contar con la información correcta para tu empresa.
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